Que vous soyez médecin traitant, médecin spécialiste ou professionnel du paramédical, un agenda médical est un outil indispensable pour tout professionnel de santé. Mais sa gestion peut devenir un véritable casse-tête pour vos équipes. En effet, personne n’est à l’abri des files d’attente très longues au téléphone, des rendez-vous annulés à la dernière minute ou non honorés… Ces imprévus risquent de surcharger vos assistants et il peut être difficile pour vos équipes de maintenir une qualité relationnelle avec vos patients. Pour y remédier, voici 3 astuces qui vous aideront à gagner du temps et gérer votre agenda médical.
Bien choisir son système de secrétariat médical
Actuellement, il existe encore de nombreux praticiens qui gèrent leurs plannings eux-mêmes. Tandis que certains continuent à prendre les appels entrants pendant les consultations. D’après une étude réalisée ces dernières années, les généralistes passent environ 30 min par jour sur la prise de rendez-vous uniquement.
C’est pourquoi de plus en plus de praticiens confient ces tâches à un secrétariat médical. Pour que cette solution soit efficace, vous devez embaucher une personne fiable, empathique et aussi à l’écoute de vos patients. L’idéal serait de pouvoir lui confier des tâches liées à la fois à votre spécialité et celles ne nécessitant pas de connaissances métier (ex. : prise de rendez-vous).
Si vous n’avez pas le temps ou le budget nécessaire pour le recrutement d’une secrétaire médicale, optez pour le télésecrétariat qui sera 5 à 10 % moins cher. De plus, vous pourrez choisir de rémunérer ces spécialistes de la prise de rendez-vous en fonction des heures travaillées ou au forfait d’horaire fixe. Ce type de service peut également venir en renfort à votre assistante médicale pendant les périodes de grande affluence.
Donc n’hésitez pas à déléguer ces tâches à prestataires spécialisés dans le télésecrétariat médical utilisant des logiciels de gestion de RDV comme Doctolib à Madagascar ou ailleurs.
Se tourner vers une solution digitale pour la prise de rendez-vous
Si un secrétariat médical surchargé est synonyme d’activité, cela résulte en réalité d’une désorganisation dans votre agenda médical. En effet, les appels constants pour une prise de rendez-vous représentent une charge de travail chronophage. Cette dernière risque d’ailleurs d’impacter votre activité et votre image auprès des patients. Pour y remédier et décharger vos équipes, tournez-vous vers le digital et transférez les appels téléphoniques vers la prise de rendez-vous en ligne. Cette solution apportera de nombreux avantages à savoir :
- un gain de temps et plus de disponibilité pour vos assistants médicaux ;
- une gestion plus fluide des agendas grâce à une modification ou une annulation en ligne ;
- des rendez-vous pris et honorés par vos patients relancés automatiquement ;
- une visibilité constante sur les disponibilités de vos équipes.
Opter pour la numérisation des données administratives
Pour exercer leur métier de manière efficace, les praticiens ont besoin d’un certain nombre d’informations. À l’exemple d’une authentification claire du patient, du type de consultation souhaitée, du parcours médical ayant précédé la prise de rendez-vous, etc. Cependant, un carnet de santé égaré ou des analyses médicales oubliées risquent de freiner vos équipes.
Pour faciliter la gestion administrative, vous pouvez proposer à vos patients de numériser leurs données pour gagner du temps sur la prise de rendez-vous. À l’avenir, vous pouvez envisager un questionnaire médical que votre patient devra remplir avant sa consultation afin d’avoir les informations nécessaires sur son parcours médical. En numérisant toutes ces informations, vous gagnerez un temps considérable dans la gestion des agendas médicaux.
Pensez d’ailleurs à choisir un logiciel de gestion intuitif et ergonomique pour une prise en main facile aussi bien par les praticiens que les patients. Veillez aussi à ce que toutes vos données soient protégées et hébergées dans des conditions de sécurité optimales. Il ne faut pas oublier que la confidentialité est de mise dans le domaine médical.
